電話対応で集中力23分ロス?中小企業が今すぐできる電話DX入門

電話が鳴るたびに、実は集中力が失われている

接客中や作業中に電話が鳴ると、つい「後にしよう」と思いつつも出てしまう、という方は多いのではないでしょうか。実は、一本の電話対応によって中断された集中力が元の状態に戻るまでには、20分以上かかるとも言われています。1日に何十件も電話が鳴る職場では、この積み重ねが業務効率を大きく下げている可能性があります。

最近開催されたセミナーでは、こうした「電話による生産性ロス」をテーマに、企業や店舗が電話業務をどう見直しているかという事例が紹介されました。単に電話を減らすのではなく、AIやシステムを使って「電話対応そのものを自動化する」という発想が広がっているようです。

月800件の電話を自動化したホテルの工夫

紹介された事例の中には、月間800件にのぼる予約や問い合わせの電話を、人手を増やさずに処理できるようにしたホテルの取り組みがありました。フロント業務と電話対応を同時にこなすのは負担が大きく、対応漏れや聞き間違いといったトラブルも起きがちです。

このホテルでは、電話の一次対応をシステムに任せることで、スタッフが本来の接客業務に集中できる環境を作ったといいます。人が出るべき電話と、自動化できる電話を切り分けたことが、業務改善のポイントだったようです。

中小企業でも「電話番」を無理なく仕組み化できる時代に

こうした電話DXの取り組みは、大きな企業やホテルだけの話ではありません。従業員数名の店舗や、電話対応の専任者を置けない中小企業でも、同じ課題を抱えているケースは多いはずです。

• 接客中に電話が鳴っても出られない
• 何度も同じ質問に答えている
• 電話の内容が担当者に正しく伝わらない

こうした悩みは、特別なシステムや大規模投資がなくても、電話の「受け方」を見直すことで解決できる場合があります。ポイントは、今ある電話番号や業務フローを大きく変えずに、対応の一部を仕組みに任せることです。

「もしもし」を任せられる、電話番の新しい選択肢

そこでご紹介したいのが、AIが電話応対を行う「でんわ番AI」です。かかってきた電話にAIが会話形式で応対し、よくある質問への回答や予約受付、担当者への取次ぎまでを自動で行います。内線・録音・転送機能を備えたPBXも同梱しているため、電話まわりの機能をこれ一つでまとめられます。

通話はすべて録音・文字起こし・要約されるので、「言った・聞いていない」といった行き違いも防げます。導入は、今使っている電話番号の転送設定を変更するだけ。工事や契約変更は不要で、月30件までは無料でお試しいただけます。

電話対応に追われて本来の業務に集中できない、という方は、まずは14日間の無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。今の番号の転送先を変えるだけで、すぐにお試しいただけます。