電話業務のクラウド化事例に学ぶ、中小企業の電話対応改善策

Zoom Phone導入事例から見える「電話業務の課題」

先日、ビジネス+IT誌にてZoom Phoneを3年間運用した企業の事例が紹介されていました。従来の固定電話やビジネスフォンをクラウド型の電話システムに切り替えたことで、働き方や業務効率にどのような変化が起きたのかを、数字と現場の声の両面から検証した内容です。

記事では、電話対応にかかる手間や、担当者不在時の取次ぎの煩雑さといった、多くの企業が抱える「電話業務あるある」が課題として挙げられていました。オフィスにいなければ電話が取れない、誰が対応したか記録が残らない、といった悩みは、業種や規模を問わず共通するものです。

大企業だけの話ではない、中小企業の電話対応の悩み

こうした電話業務の課題は、大企業だけでなく、むしろ人手の限られる中小企業や店舗ほど深刻です。接客中で電話に出られない、専任の電話番を置く余裕がない、担当者が外出中で取次ぎができない――こうした状況は、機会損失やお客様の不満につながりかねません。

また「言った・言わない」のトラブルも見過ごせない問題です。電話でのやり取りは記録が残りにくく、後から確認しようにも「メモを取り忘れていた」「担当者しか内容を知らない」ということが起こりがちです。

クラウド化・AI化で電話業務はここまで変わる

Zoom Phoneの事例が示すように、電話をクラウド上で管理する仕組みには、場所を選ばずに対応できる、履歴が残る、拡張がしやすいといった多くのメリットがあります。ただし、こうした仕組みを導入しても「誰が電話を取るか」という根本的な人手不足の問題は解決しません。

そこで注目されているのが、AIが電話応対そのものを代行する仕組みです。よくある質問への回答や予約受付、担当者への取次ぎまでをAIが会話形式でこなすことで、電話番を専任で置けない企業でも、機会損失を防ぎながら対応品質を保つことができます。

今の電話番号のまま始められるAI電話受付という選択肢

こうした「電話に出られない」「記録が残らない」という悩みに応えるのが、AI電話受付サービス「でんわ番AI」です。かかってきた電話にAIが会話で応対し、質問対応から予約受付、担当者への取次ぎまでを一貫して行います。内線・録音・転送機能を備えたフルPBXも同梱しているため、電話システムとしての基本機能もそのまま活用できます。通話は自動で文字起こし・要約されるため、「言った・聞いていない」といったすれ違いも防げます。導入は今使っている電話番号の転送設定を変更するだけで、工事や契約変更は不要です。まずは14日間、無料でお試しいただけますので、電話対応の負担を感じている方はぜひ一度試してみてください。